Coordonnateur(trice) exécutif et administratif / Executive & Administrative Coordinator

Localisation: Kirkland, Québec, Canada; mode de travail hybride

Salaire de base: 60 800 à 91 200 CAD par année

Entreprise

hirify.global est une entreprise pharmaceutique qui développe et prépare des lancements dans plusieurs domaines thérapeutiques.

Ce que vous ferez

• Gérer de manière proactive l’agenda, les priorités et les demandes de la directrice exécutive.
• Organiser les déplacements nationaux et internationaux, les itinéraires, l’hébergement et la logistique.
• Préparer les réunions, les ordres du jour et les comptes rendus, puis suivre les actions et les livrables.
• Maintenir les systèmes de classement, bases de données, listes de distribution et espaces SharePoint/Teams.
• Coordonner la logistique des ateliers, assemblées, comités consultatifs et réunions de direction.
• Suivre les budgets, factures, bons de commande et rapports de dépenses, et soutenir l’optimisation des processus et les projets spéciaux.

Exigences

• Baccalauréat en administration des affaires, sciences de la vie, communications, économie ou domaine connexe; les personnes récemment diplômées sont encouragées à postuler.
• Organisation, souci du détail et capacité à gérer des priorités concurrentes.
• Proactivité, débrouillardise, rigueur dans les suivis et approche pratique de la résolution de problèmes.
• Maturité, intelligence émotionnelle et discrétion dans le traitement de renseignements strictement confidentiels et sensibles.
• Solides compétences en communication en français et en anglais, avec diplomatie et tact pour interagir avec des parties prenantes de haut niveau.
• Apprentissage rapide des outils numériques et des processus de travail; très bonne maîtrise de Microsoft 365, notamment Excel, PowerPoint, Word, Teams, Outlook et SharePoint, ainsi que de l’intelligence artificielle.

Atouts

• Expérience des systèmes d’entreprise tels que SAP ou Concur.

Culture et avantages

• Environnement inclusif et diversifié favorisant la collaboration, l’innovation et la diversité des idées.
• Mesures d’accommodement raisonnables offertes pendant le processus de recrutement.
• Poste régulier avec admissibilité à un régime incitatif discrétionnaire à court terme.
• Programmes de rémunération et d’avantages sociaux comprenant des soins médicaux, des régimes de retraite, du soutien au bien-être et au développement professionnel.
• Aucune relocalisation, aucun parrainage de visa et aucun déplacement requis.

Processus de recrutement

• Les candidatures sont acceptées jusqu’au 11 novembre 2026, soit la veille de la date de fin d’affichage indiquée.