Reception Secretary

TL;DR

Секретарь приёмной (Администрирование): Организация работы приемной и комплексная поддержка руководителя с акцентом на делопроизводство, планирование графика и организацию деловых поездок. Фокус на обеспечении бесперебойного рабочего процесса руководителя, управлении документооборотом в СЭД и подготовке отчетности.

Локация: Россия (работа в офисе)

Компания

БФТ — аккредитованная ИТ-компания, занимающаяся разработкой программного обеспечения.

Что делать

• Организовывать деловые встречи и совещания, включая их протоколирование.
• Планировать график руководителя: согласование передвижений с водителем, бронирование ресторанов, заказ пропусков.
• Оформлять командировки в системе 1С (билеты, гостиницы, трансфер).
• Распределять входящую корреспонденцию в СЭД и готовить необходимые справки и отчеты.
• Подготавливать бухгалтерскую документацию по представительским расходам и командировкам.
• Отслеживать важные даты, включая праздники, дни рождения и отпуска руководства.

Требования

• Опыт работы бизнес-ассистентом, секретарем или офис-менеджером от 3 лет.
• Знание основ делопроизводства и уверенные навыки работы с документацией.
• Свободное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) и оргтехникой.
• Умение приоритизировать задачи и работать с большими объемами информации в режиме многозадачности.
• Готовность быть на связи в нерабочее время.

Культура и преимущества

• Официальное трудоустройство по ТК РФ в аккредитованной ИТ-компании.
• ДМС после испытательного срока с возможностью страхования детей и родственников.
• Предоставление корпоративной техники для работы.
• Оплата профильных конференций, курсов и поддержка в написании профессиональных статей.
• Реферальная программа за рекомендацию друзей и участие в корпоративных мероприятиях.