Ассистент руководителей / офис-менеджер

Описание вакансии:
Электронные календари, таблицы, текстовые документы и инструменты ведения задач.
Ищем внимательного и самостоятельного человека, который поможет директорам организовать рабочий день, возьмёт на себя административные вопросы и обеспечит бесперебойную работу офиса. Важно понимать цель поручений, учитывать приоритеты руководителей, заранее замечать организационные потребности и доводить задачи до результата.
Обязанности:
- Организация рабочего дня руководителей: ведение календарей, согласование встреч и звонков, напоминания, контроль пересечений в расписании.
- Подготовка встреч и поездок: сбор необходимых материалов, организация переговоров, встреча гостей, бронирование билетов и гостиниц.
- Выполнение и сопровождение поручений: фиксация задач и сроков, взаимодействие с сотрудниками и подрядчиками, контроль договорённостей, своевременное предупреждение о задержках.
- Административная помощь: поиск информации, сравнение предложений, подготовка писем и таблиц, организация доставок и согласование документов.
- Обеспечение офиса: своевременная закупка необходимого, контроль состояния оборудования, взаимодействие с обслуживающими организациями и учёт расходов в рамках согласованного бюджета.
- Помощь в подборе сотрудников: размещение согласованных вакансий, просмотр откликов по заданным критериям, первичные звонки, уточнение опыта и ожиданий кандидатов.
- Координация собеседований: подготовка краткой информации о кандидатах для руководителей, согласование встреч и ведение статусов отбора. Профессиональную оценку и решение о найме принимают руководители.
Требования:
- Обязательное нахождение в Астане.
- Опыт работы ассистентом руководителя или офис-менеджером с функциями поддержки руководства.
- Умение понять задачу, уточнить ожидаемый результат и самостоятельно организовать её выполнение.
- Внимательность к деталям, соблюдение сроков и умение согласовывать приоритеты.
- Грамотная устная и письменная речь, тактичность в общении и соблюдение конфиденциальности.
- Уверенное владение календарями, таблицами, документами и инструментами ведения задач.
- Опыт первичного отбора кандидатов будет преимуществом.
В отклике кратко расскажите о своём опыте поддержки руководителей и приведите пример задачи, которую вы самостоятельно довели от поручения до результата.

Работа в офисе в Астане. График работы — 5/2.

Контакты:
Telegram Показать контакты
Whatsapp